FORVALTNINGSPRAKSIS

PAHN er et kompetansesenter for norsk scenekunst som forvalter tilskuddsordninger for eksport- og bransjetiltak av norsk profesjonell scenekunst finansiert av Utenriksdepartementet og Kulturdepartementet. PAHN forvalter alle våre tilskuddsordninger og søkbare utviklingsmuligheter i henhold til Forvaltningsloven og Offentlighetsloven, og alle kunstfaglige beslutninger blir tatt i samråd med nedsatte eksterne faglige utvalg.

1.0 Søknadsprosesser:

Alle PAHN sine tilskuddsordninger, eller tilbud om deltakelse på internasjonale trade missions eller prosjekter vil være styrt av åpne søknadsprosesser. Ønsker man å delta i våre prosjekter, må man aktivt søke til PAHN gjennom våre utlysninger. Vi etterstreber å informere bredt om våre ordninger, slik at alle får mulighet til å benytte seg av dem.

Iht Forvaltningsloven (kap 3 – 11) har vi veiledningsplikt, og det er derfor mulig å kontakte oss på mail eller telefon hvis man har spørsmål.

Vår primære kommunikasjon skjer via nettsiden: www.pahn.no og vårt nyhetsbrev. Er man registrert i nyhetsbrevet, vil man garantert få informasjon om alle våre tilskuddsordninger og utviklingsmuligheter.

2.0 Utvelgelsesprosesser:

Alle kunstfaglige beslutninger i PAHN blir gjort i samråd med eksterne fagutvalg som oppnevnes. I noen tilfeller gjøres dette i samråd med aktuelle samarbeidspartnere, og det er PAHN selv som velger representantene til de ulike fagutvalgene. PAHN vil alltid etterstrebe å ha bred representasjon i våre utvalg. PAHN forplikter seg alltid til å oppgi hvem som har sittet i de ulike fagutvalgene ved tildeling, og det vil bli informert om på vår nettside. Prosessen i alle fagutvalg styres ut fra flertallsprinsippet, og det tilstrebes enighet i beslutningsprosessene. Ved uenighet vil utvalget gå til avstemning og i tilfelle stemmegivingen er likt fordelt har direktøren i PAHN organisasjonens dobbelstemme i henhold til samarbeidsavtalen med UD, som fagutvalgets leder. Det vil alltid være en uttalt målsetting fra PAHN sin side å oppnå konsensus i alle kunstfaglige beslutninger.

3.0 Habilitet:

PAHN har strenge krav til habilitet både for våre ansatte, styret og fagutvalg. Scenekunstfeltet er et lite felt som naturlig nok består av tette relasjoner og mange bekjentskaper, og våre ansatte kan også ha andre frilansoppdrag. Det er derfor helt vesentlig for oss å ha tydelige retningslinjer for habilitetsspørsmål, for våre ansatte og for våre representanter i våre fagutvalg, i våre beslutningsprosesser og aktiviteter. PAHN sine regler bygger på forvaltningslovens regler, men har visse tilpasninger for vår virksomhet. (I henhold til avtalen/kontrakten med Utenriksdepartementet)

3.1 Habilitetsregler:

Ansatte og representanter i fagutvalg/styremedlemmer er uegnet til å ta avgjørelser eller treffe beslutninger:

a) når hen selv er part i saken

b) når hen er i nær familie med en part

c) når hen leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret til en organisasjon som er part i saken

3.2 Inhabilitet etter skjønn

Ansatte/representanter i fagutvalg/styremedlemmer er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en sak når det foreligger andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hens upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for hen selv eller noen som hen har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av en part.

3.3 Avgjørelse av habilitetsspørsmålet i fagutvalg

Representanter i fagutvalg, inkludert fagutvalgets leder, vil alltid få spørsmål om å vurdere sin egen habilitet før prosessen om avgjørelser settes i gang. Det er alltid fagutvalget samlet som gjør vurdering i habilitetsstpørsmål. Den som får sin habilitet vurdert vil fratre mens resten av utvalget tar beslutning til habilitetsspørsmålet.

Dersom et habilitetspørsmål blir stilt av en tredjepart mot et medlem i fagutvalget, legges saken frem for fagutvalget. Dersom et habilitetspørsmål blir stilt av en tredjepart mot fagutvalgets leder, direktør i PAHN, så behandles habilitetspørsmålet av styret i PAHN.

Representanter i fagutvalget er pliktig til å fratre behandlingen av saken hvor inhabilitet inntreffer. Vedkommende skal forlate rommet når saken behandles og avgjøres.

4. Taushetsplikt og lojalitet

Alle som mottar lønn/honorar av PAHN, i kortvarig engasjement og langvarige stillinger, har taushetsplikt om forretnings- bedriftsforhold, og skal ikke i noen form gi meddelelse utad om de saker de arbeider med eller får kjennskap til under sitt arbeid. Dette kontraktføres med alle parter. Arbeidstakeren kan ikke under sitt engasjement på noen måte – direkte eller indirekte – ha noen interesse i virksomhet(er) som konkurrerer med Stiftelsens virksomhet.

5. Anti-korrupsjon

PAHN praktiserer nulltoleranse for økonomiske misligheter. Nulltoleransen skal omfatte alle ansatte, konsulenter og ikke-ansatt personell samt samarbeidspartnere, tilskuddsmottakere og andre som får fordel av vår statsstøtte og i vår forvaltning av tilskuddsordningen.

Ved at:

Vi organiserer vår drift og internkontrollsystemer på en slik måte at økonomiske misligheter forebygges og avdekkes. Se våre retningslinjer for forvaltning av tilskuddsordninger.

Vi kommuniserer tydelig nulltoleranse for økonomiske misligheter til alle tilskuddsmottakere

Vi krever at alle som er involvert i tiltak som mottar tilskuddsmidler, praktiserer nulltoleranse mot alle former for økonomiske misligheter.

Vi underretter departementet om indikasjoner på økonomiske misligheter som PAHN blir oppmerksom på i forhold knyttet til vår virksomhet

Vi stanser fremtidige utbetalinger og krever hel eller delvis tilbakebetaling av utbetalte midler dersom tilskuddsmottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for tilskudd som er gitt, herunder dersom det ikke er tilfredsstillende redegjort for hvordan midlene er benyttet eller dersom det har forekommet økonomiske misligheter.

Se hele forvaltningsloven her.